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递信网络科技(长沙)有限公司
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高校合同管理现状
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合同创建:缺少合同统一模板,范本质量不高
一.缺乏规范的合同管理机制

二.合同管理漏洞百出

三.合同文本管理存在缺陷

往来函件等缺乏必要的记录和保管,发生问题后扯皮不断,相互推诿
项目合同管理人员缺乏有效的监控措施和控制风险的对策,使公司经济利益受损
合同资料查找困难,合同管理人员需花费大量的时间进行查找,工作效率低下

很多企业没有设立专职的合同管理部门和人员,没有建立严格的合同管理制度和规范的工作程序,合同散落各处

合同管理职能分解为技术、经营、质检等几大部门分别管理,无法从整体上分析和把握合同的确切状态,采取有效措施

四.审核、审批流程散乱
合同收款数据汇总分析困难

合同评审:工评审的方式极易造成疏漏;法务人员未参与线上审核,评审过程难以留存
合同用印:合同用印进度难以跟踪控制,周期往往很长
合同履行:难以对合同整体履行计划进行掌控,财务人员无法实时掌握合同履行情况
合同利用:合同文本线下存档,无法快速定位查询,合同利用效率不高
合同统计:合同信息难以汇总统计,领导很难全局掌控企业总体合同业务情况

没有标准的合同文本,同一类型的合同格式各异,无形中增加管理成本

无从得知合同是否被篡改、被谁篡改,往往一字之差就会造成不可挽回的重大经济及信誉损失


与电脑中的各类文档掺杂在一起,不便于管理

合同缺乏严格规范的合同审核流程进行把关,后患无穷


合同审批效率低、时间长,延误商机



合同审批越权情况常有发生



合同管理信息化系统业务架构

合同管理系统功能解决方案
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合同管理信息化系统业务架构

递信合同管理系统着眼于“合同全生命周期管理”,注重合同的准备-订立发起-审查审核-签署-履行-监控-归档的合规控制,实现对合同的多角度、多维度的统计分析功能,并针对合同执行关键点进行预警提醒,实现对操作权限的合理细致划分及合同的按计划实施。

合同管理信息化系统业务架构

登陆安全
任务提醒系统能够看到新的待办任务、已办任务,快速进行操作。

合同准备管理合同在签订审批过程中所有的信息。
合同订立根据合同类型、项目类别、金额等方式改变流程走向,完成合同审批。
系统亮点
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合同管理系统采用微软的“云计算”技术,构建客户自己的私有云,为云计算大数据在客户的应用做有益的探索。

一.权限管理

多维度的权限管理设置,按部门、岗位、人员设置,权限细分化阅读、编辑、打印、下载、删除 、管理等权限
对系统管理员进行分级管理和授权。不同层级的组织结构可以指定相应的系统管理员,授予各自层级范围内的权限
对组织架构、系统后台、流程管理、相对方管理等重要模块建立对应的模块管理员
支持对合同类型、合同模板、合同流程、合同台账、合同印章等重要信息配置授权范围,确保合同管理系统在合规合理的范围内运行

二.个人工作管理
待办工作,以工作找人的方式,将用户的待办工作显示在待办工作中,可以直接点击办理
关注合同,对重要合同添加关注标识
审批代理,出差或者由于其他原因不能处理业务时,将工作委托他人办理
通知公告,查看管理员发布的通知公告信息
用户信息,修改个人姓名、联系电话、邮件等信息,及其他相关个人信息
人相关目录,包括待提交合同、借阅合同、借出合同、提醒合同、回收站等个人相关目录

三.系统安全
存储加密,全面实现合同文本安全管控
系统对合同正文及附件进行混淆加密,合同附件被盗取后,在其他计算机将无法查看使用,防止合同丢失、扩散,减少安全隐患保障合同安全。
清晰的审计记录,杜绝随意更改,加大安全把控

多重防线保障用户登录安全
清晰查看用户对合同信息的所有操作,掌握合同管理者的操作记录,实时监控目录及合同信息的动态,杜绝随意更改,加大安全把控。
多种登录安全设置,如:登录验证码、强密码、防暴力破解、登录提醒、IP限制等,保障用户账户安全
四.平台支持使用HTML5技术实现跨设备应用
办公室PC机
IPHONE手机端
各类平板电脑
安卓手机端
五.Office整合
电子盖章
定量审查
文本释义
水印全息
码防伪
文本要素
读写

在线编辑
合同管理系统价值体现
通过合同管理信息化系统,从合同范本质量,合同的订立、履行、监控、统计及维护跟踪的角度,来规避潜在风险、节约人力及时间成本,从而提高公司运营
提升合同管理,规范从业务根本上规范合同管理
规范从业务根本上规范合同管理
降低合同管理风险
从流程、资金、政策、客户上降低风险
合同管理的升华
全面的统计分析充分挖掘企业的潜在价值
监督合同的履行
全方位的预警机制有效监督合同的履行
一.防控法律风险
结合企业内控
结合企业内控要求,规范化人员操作,为企业中的法律风险防范提供决策支持
提高文本质量
通过系统自动读写合同文本,减少人工手动输入的错误率,提高文本质量
规范审查流程
按照系统流程进行审查审批,更加规范审查流程

确保合同文本唯一性
文本添加水印、唯一识别码等防伪手段,确保合同文本的唯一性

通过将原有的手工作业形式迁移到网络化、流程化的流程平台上来进行,大大加快了合同办理效率,单笔合同审批速度大大提升。 而且由于合同管理系统能够完整地保留流程中的过程记录和结果信息,从而有效避免了手工作业模式下经常出现的出错、遗漏等问题,使员工可以将更多的精力投入到业务的改善上,因而能够大大提高个人的办公效率。

二.提高合同审批效率

三.有效提升合同标准文本使用率及质量
系统中的标准文本管理,在方便用户使用的同时,又提高了标准合同文本的使用率及合同文本质量
四.快速检索,省时省力

在系统中通过查询功能,只需要输入所需合同的条件就可以直接检索到所需文本,避免在繁多的纸质文件中手动翻找,既省时又省力,系统还可以实现数据的自动统计工作。

五.系统分析

合同的统计效率得到很大提高,从以前的人工统计到现在的由系统自动完成统计,统计信息随时获得系统提供的合同报表和图形报表为企业管理者的决策提供支持

六.合同系统实施前后对比

合同管理系统-实施前

合同管理系统-实施后

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